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La première démarche de déclaration d’un ACM

1. DÉCLARER UN LOCAL

1.1 Concernant un accueil sans hébergement, il n’existe pas de cerfa type, cependant l’organisateur doit fournir à l’administration un dossier permettant la création du local sans hébergement dans TAM.
Le dossier est constitué à minima :
-  du plan des locaux ;
-  le plan d’accès
-  de l’avis de la commission de sécurité en classification ERP type R ;
-  l’arrêté municipal d’ouverture du local ;
-  l’attestation d’assurance des locaux.

1.2 Concernant un accueil avec hébergement
Réaliser la déclaration du local en utilisant le cerfa « Déclaration d’un local hébergeant des mineurs »

Tous les séjours avec hébergement dans des locaux en dur doivent faire l’objet d’une déclaration préalable avec un numéro identifié dans la téléprocédure de déclaration TAM.
Un local doit être déclaré par son exploitant auprès du préfet (DDCSPP) du département du lieu d’implantation, au plus tard 2 mois avant la date prévue pour sa première utilisation.
Les locaux à déclarer sont des Établissements Recevant du Public (ERP) classés en types, selon la nature de leur exploitation, eux-mêmes divisés en 5 catégories (de la 1ère à la 5ème catégorie). L’accueil de mineurs en séjour avec hébergement relève d’établissements de type R ou d’établissements d’un autre type avec une extension de type R.

1ère étape : la déclaration du local.
L’exploitant du local envoie à la DDCSPP :
✗le formulaire de déclaration entièrement renseigné
✗le plan des locaux, le plan d’accès, l’avis de la dernière commission de sécurité et le contrat d’assurance, l’arrêté municipal d’ouverture de l’établissement et la demande d’autorisation d’ouverture pour l’accueil d’enfants de moins de six ans
Imprimé « Demande d’autorisation d’accueils de mineurs de moins de 6 ans »

2ème étape : la délivrance d’un récépissé.
La DDCSPP délivre un récépissé attestant la réception de la déclaration et comportant le numéro d’enregistrement du local. Toute modification ultérieure des éléments de la déclaration ou dans l’aménagement, l’équipement ou l’utilisation des locaux, doit être signalée par écrit à la DDCSPP en précisant le n° d’enregistrement du local.

La capacité d’accueil des locaux
La « capacité totale » mentionnée sur la fiche de la DDCSPP est le nombre maximum de mineurs qui peuvent être accueillis simultanément dans le local. Ce nombre est déterminé par la DDCSPP en concertation avec l’organisateur et par la PMI pour ce qui est de l’accueil des moins de 6 ans.

Rôle de la commission de sécurité
L’avis de la commission de sécurité doit être sollicité au moins un mois avant l’ouverture. Le dossier doit être transmis au maire de la commune, et comprendre : les plans détaillés de l’établissement, une notice de sécurité récapitulative, une déclaration d’effectif (nombre de personnes accueillies, dont nombre d’enfants), une notice relative à la prise en compte des personnes en situation de handicap. Il revient au maire de transmettre ce dossier à la commission de sécurité.
Le passage de la commission de sécurité ainsi qu’un avis favorable, sont obligatoires avant la première ouverture des locaux servant aux accueils collectifs de mineurs.
Après la première ouverture, des visites périodiques de la commission de sécurité sont prévues.
Leur fréquence varie en fonction du type de local :
- chaque année pour les locaux de 1ere et 2ème catégorie
- tous les 3 ans pour les locaux de 3ème et 4ème catégorie (30 à 699 personnes)
- tous les 5 ans pour les locaux de 5ème catégorie (<30 personnes)

2. DÉCLARER UN ACCUEIL COLLECTIF DE MINEURS (période)

Pour une 1ere déclaration, différents cerfa sont disponibles suivant le type d’accueil.
On distingue des accueils avec hébergement, sans hébergement ou de scoutisme.
Ils vous permettent de déclarer une période, un public et un lieu.
Remplissez et renvoyez le cerfa à la DDCSPP 2 mois maximum avant le début de l’accueil.

2.1 Cerfa « Déclaration d’un accueil avec hébergement »

A utiliser pour déclarer : un séjour de vacances, un séjour court ou un séjour spécifique

Les Séjours de vacances
➢Au moins sept mineurs, pour une durée d’hébergement supérieure à trois nuits consécutives.
➢La déclaration doit s’effectuer 2 mois avant le début de la période
➢La fiche complémentaire doit être renseignée au moins 8 jours avant le début de la période
➢Exclusion : pèlerinage, festival, stage de formation BAFA, BAFD, accueils spécialisés (Maisons d’enfants,..) avec l’équipe habituelle, voyages scolaires y compris pendant les vacances scolaires

Les Séjours courts
➢La durée est d’1 à 3 nuits.
➢L’effectif de l’encadrement ne peut être inférieur à deux personnes.
➢Une personne majeure s’assure des conditions d’hygiène et de sécurité dans lesquelles l’hébergement se déroule.

Les Séjours spécifiques
➢Les séjours sportifs sont organisés, pour leurs licenciés mineurs, par les fédérations sportives agréées, leurs organes déconcentrés ou les clubs qui leurs sont affiliés. La participation aux compétitions sportives et les formations de cadres sont exclues du champ.
➢Les séjours artistiques, culturels et linguistiques sont organisés par une école de musique, de théâtre, de danse relevant de l’État, d’une collectivité territoriale ou d’une association, réalisés dans la continuité de l’action éducative assurée tout au long de l’année.
➢Les chantiers de bénévoles et les rencontres européennes de jeunes, organisés pour des mineurs âgés de 14 ans ou plus

2.2 Cerfa « Déclaration d’un accueil sans hébergement »

A utiliser pour déclarer vos accueils de loisirs extrascolaires ou vos accueils de jeunes.

Cerfa Fiche Unique « Déclaration d’un accueil de loisirs périscolaire »
La déclaration d’un accueil de loisirs périscolaire s’effectue sur une fiche unique de déclaration au plus tard 8 jours avant le début de l’accueil.

Imprimé « Demande d’autorisation d’accueils de mineurs de moins de 6 ans »
En cas d’accueil d’enfants de moins de 6 ans, une autorisation spécifique pour l’accueil des moins de 6 ans devra être délivrée par la DDCSPP, associée à un avis de la PMI du département. Cet imprimé ainsi que les pièces justificatives demandées devront être transmis à la DDCSPP au moins 2 mois avant l’ouverture de l’accueil.

2.3 Cerfa « Déclaration d’un accueil de scoutisme »

A utiliser pour les accueils ou séjours d’au moins 7 mineurs, organisés par une association de scoutisme agréée par le ministère chargé de la Jeunesse.
➢La déclaration doit s’effectuer 2 mois avant le début de la période
➢La fiche complémentaire doit être renseignée au moins 8 jours avant le début de la période, un mois pour les accueils avec hébergement de plus de trois nuits consécutives, tous les 3 mois et au plus tard 2 jours avant le début du trimestre pour les séjours de 3 nuits au plus.