Le programme ACTES

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Le programme ACTES

 

L’article 128 de la loi NOTRe du 7 août 2015 rend obligatoire l’envoi électronique des actes soumis au contrôle de légalité à compter du 7 août 2020.
Les collectivités concernées par cette obligation seront :
1. les régions ;
2. les départements ;
3. les communes de plus de 50 000 habitants ;
4. les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) à fiscalité propre

 

1°)Présentation générale du dispositif

ACTES ouvre la possibilité aux collectivités territoriales qui le souhaitent de :
- télétransmettre à la préfecture ou à la sous-préfecture leurs actes et délibérations soumis au contrôle de légalité ;
- recevoir, en temps réels, sous forme dématérialisée, l’accusé de réception ;
- prolonger la chaîne de dématérialisation mise en place dans de nombreuses collectivités

Diaporama de présentation :
Presentation_ACTES_emetteurs_avril_2016 (format odp - 274 ko - 17/05/2016)

Le module ACTES Budgétaires

Depuis le 1er janvier 2012, le module ACTES Budgétaire, déployé dans toute la France, est spécifiquement dédié à la télétransmission des documents budgétaires (budget primitif, budget annexe, décision modificative et budget supplémentaire).

Ce dispositif consiste à envoyer vos maquettes budgétaires (budgets et compte administratif de l’année) en préfecture sous le format XML, en lieu et place d’un envoi papier. La taille du fichier télétransmis est considérablement diminuée par l’utilisation du fichier XML et facilite les échanges et le contrôle des données.

Cette télétransmission s’effectue avec la même plateforme sécurisée que celle utilisée pour ACTES.

Les étapes pour adhérer à ACTES budgétaires :

  • Si votre collectivité n’a pas encore adhéré au dispositif ACTES, un paragraphe dédié au module ACTES Budgétaires est spécifiquement prévu dans la convention (voir modèle de convention ci-dessous)
  • Si votre collectivité a déjà adhéré au programme ACTES :
  • L’organe délibérant se prononce sur le principe de la télétransmission des actes budgétaires et autorise l’exécutif à signer l’avenant à la convention
  • L’exécutif signe l’avenant (cf. modèle d’avenant _avenant_Actes_Budgetaires_V2 (format docx - 7.9 ko - 17/05/2016) )
  • Envoi à la préfecture de la délibération et de l’avenant en double exemplaire
  • La préfecture vous retourne la délibération et l’original de l’avenant signé par le préfet
  • La télétransmission des actes budgétaires peut débuter à la date de votre choix.

2°)Cadre juridique

- Article 139 de la Loi n°2004-809 du 13 août 2004 relative aux Libertés et responsabilités locales qui introduit la possibilité de transmission électronique des actes soumis au contrôle de légalité dans la partie législative du CGCT et renvoie à un décret le soin d’en définir les modalités.

- Décret n°2005-324 du 7 avril 2005 qui insère les articles R.2131-1 à R.2131-4 au CGCT relatifs à la transmission des actes de la commune, auxquels renvoient les articles R.3132-1 pour le département et R.4142-1 pour la région

- Arrêté ministériel du 26 octobre 2005 approuvant le cahier des charges des dispositifs de télétransmission et fixant une procédure d’homologation de ces dispositifs

- Délibération de la CNIL du 2 mars 2006 dispensant de la déclaration des traitements mis en oeuvre par les collectivités territoriales et les services du représentant de l’Etat dans le cadre de la dématérialisation du contrôle de légalité

3°)Les étapes à suivre

a-Le choix du dispositif de télétransmission

Si votre collectivité fait le choix d’adhérer au programme ACTES, elle doit au préalable définir l’organisation interne souhaitée :

- soit mettre en place un dispositif propre de télétransmission,

- soit recourir à un « tiers de télétransmission », opérateur privé qui propose une prestation de service en mettant à la disposition de la collectivité un logiciel de dématérialisation, et constitue donc un marché public, qui n’emporte aucune conséquence en terme d’investissement matériel.
Le dispositif de télétransmission utilisé par la collectivité doit être conforme aux caractéristiques définies dans le cahier des charges du ministère de l’Intérieur et faire l’objet d’une procédure d’homologation définie par l’arrêté du 26 octobre 2005.

Voir la liste des dispositifs homologués :
2017 08 01 liste operateurs transmission (format pdf - 116.3 ko - 09/10/2017)

b-L’obtention d’un certificat électronique

Vous devrez ensuite contacter une autorité de certification (établissement bancaire, CCI …) pour l’obtention d’un certificat électronique, outil d’authentification des actes et des agents de la collectivité émettrice, délivré à titre onéreux, et qui peut également être proposé par votre tiers de télétransmission.

Un certificat peut être délivré dans une carte à puce ou dans une clef USB ou encore fourni sous une forme logicielle.

c-La délibération autorisant l’exécutif local à signer la convention

Il convient de faire délibérer l’organe délibérant pour :

- donner son accord pour la télétransmission des actes administratifs soumis au contrôle de légalité,
- autoriser l’exécutif de la collectivité à signer la convention avec la préfecture.

d-La signature d’une convention entre l’exécutif local et le représentant de l’Etat

Les collectivités qui souhaitent adopter la télétransmission doivent conclure avec le préfet du département une convention locale conformément à la convention-type élaborée par le ministère :

convention_actes-2 (format doc - 604.5 ko - 17/05/2016)

5°)Contact et lien utile

- Pour tout renseignement relatif au programme ACTES, vous pouvez utilement joindre le référent @ctes à la préfecture des Hautes-Alpes à l’adresse suivante :
[actes@hautes-alpes.gouv.fr]

- Site internet utile :
Lien vers le site du ministère dédié aux collectivités locales